Grundfunktionalitet

Delegeringsmodulen

De arbetsuppgifter som personalen skall ha möjlighet att delegera läggs upp i systemets administrationsdel.

Då behovet av delegering uppstår, skapas ett nytt delegeringsbeslut och de uppgifter beslutet skall omfatta markeras eller anges med egen text i ett formulär. Utöver detta anges uppgifter utförare, tillhörighet och starttid. Giltighetstiden ställs automatiskt in och kan regleras vid behov.
Efter signering skrivs formuläret ut för att undertecknas.

30 dagar före slutdatum visas delegeringar automatiskt upp i Översiktsvyn för förnyelse.

I översiktsvyn finns möjlighet att filtrera på fem olika status – påbörjad, aktuell, avslutad, avslutad med anledning och för förnyelse och de visas i olika färger.

Några exempel på frågor du snabbt får svar på är

- vem av personal på avdelningen XX har delegering avseende överlämnande av apodos?
- Hur många delegeringar har avslutats med en anledning under det senaste året?

Meddelandemodul för internt bruk

För ökad effektivitet och tack vare den sekretesskyddade och inbyggda meddelademodulen får all personal möjlighet att med stor säkerhet både skicka till och ta emot meddelanden, från enskild medarbetare eller från en personalgrupp, inom sin verksamhet.
Detta gör det möjligt för personal som inte har en egen e-postadress att både ta del av information och att sända meddelanden internt, utan att behöva arbeta utanför Safe-Doc. Exempel på finesser är kvittens på lästa meddelanden, möjligheten att skapa egna mappar och möjligheten att skapa egna e-postgrupper eller sändlistor.

Uppgiftsmodul

I Uppgiftsmodulen kan du skapa "Kom ihåg" noteringar. De kan vara personliga alternativt avse delar av verksamheten. Uppgifter visas på användarens startsida då det aktuella datumet inträffar. Uppgifter som utförts klarmarkeras och finns samlade i en lista.

Fast Statistik

I modulen finns det möjlighet att ta ut statistik per verksamhet, för en specifik handläggare eller verkställare, välja kön och ålder på brukarna samt välja tidsperiod. Några exempel är frånvaro, adresslistor för olika ändamål, brukarinformation, användarroller, delegeringar, var finns utlånade hjälpmedel, inaktiverade användar- eller personalkonton, vilka klienters journaler har inaktiverats, hur många insatser är gjorda, var finns det osignerade journalanteckningar mm.

Systemlogg

När en journal har använts kan användare med behörighet ta del av de uppgifter som lagrats
i systemloggen. Här lagras uppgifter om datum och tidpunkt, vilken användare som använt journalen, vems journal det gäller och i vilken del av systemet användaren använt. 

Modulen omfattar en filtreringsfunktion för urval av exempelvis en enskild användare, en brukare,
en viss del i verksamheten samt valfri text.

Gallring

I Safe-Doc finns det möjlighet att gallra de journaler som inte varit aktiva under de senaste 5 åren och systemet föreslår ett datum. 5 år är den tid som är fastställd för gallring av social dokumentation. Det går bra att reglera detta datum efter önskemål eller behov. Gallring görs stegvis i systemet och inleds med att systemet tar fram ett gallringsunderlag - en sammanställning som påvisar vilka journaler som är aktuella för gallring. Det finns möjlighet att avmarkera enskild journal vid behov. Journaler med inställning om Gallringsundantag kommer inte med i listan. Journalerna placeras i ett arkiv för att slutligen skrivas ut och raderas.